تنتشر كتابة الرسائل في حياتنا اليومية، وتختلف من المكتوبة بخط اليد أو النصية عبر الكمبيوتر أو الموبايل، ومن الضروري معرفة كيفية كتابتها والتعامل معها، إذ أنها تندرج تحت فن الإتيكيت أو معايير الذوق العام، التي يجب أن تراعيها كل فتاة أو سيدة، لذلك نستعرض إتيكيت كتابة الرسائل، بحسب الكتاب المترجم «إتيكيت الهوانم»، للكاتبة فلورنس هارتلي، المتخصصة في إتيكيت النساء، والتي خصصت أعمالها في شئونهن.

إتيكيت كتابة «الرسائل»

- تختلف كل رسالة جديدة عن المكتوبة من قبل، إما في موضوعها، أو الشخص الموجهة إليه، أو الظروف التي تجعل من الضروري كتابتها.

- اجعلي القاعدة العامة، هي أن «تكتبي لكل شخص كما تتحدثين»، وتنطبق على كل حالة.

- ‏إذا كان الشخص الذي توجه رسالتك إليه جالسًا بجانبكِ من الأقارب أو العائلة، فيمكنكِ التحدث بطريقة مألوفة وبكلمات سهلة، لذا في رسائلك إلى هؤلاء الأشخاص، اجعلي أسلوبك بسيطًا وخاليًا تمامًا من التكلف.

- عند إرسال رسائل لشخص غريب، أو التحدث مع شخص أكبر منك كثيرًا، فإن أسلوبك يجب أن يكون مهذبًا، لذا يجب أن تكتب الرسائل الموجهة إليهم بمزيد من الاحترام، لكن في نفس الوقت تجنبي الشدة، وقبل كل شيء، الدقة في اختيار الألفاظ.

‫- في قديم الزمان، كان يتم إرسال الرسائل الخطية، لينقلها البريد من المرسِل إلى المرسَل إليه، حسب العنوان المحدد، لذلك كانت الدقة مطلبًا مهمًا في الرسالة، فيجب أن تكون الكلمات مكتوبة بخط واضح ومقروء، مع استخدام أسلوب واضح وموجز ولغة يسهل فهمها.

مراسلات العمل

-‫ يجب أن تكون موجزة بقدر ما تتسق مع الموضوع بوضوح، وتحقق الهدف المطلوب منها.

-‏ دوِّني كل ما هو ضروري بلغة واضحة ومميزة.

- اذكري بكلمات مختصرة، كل نقطة من المستحسن أن يتعرف عليها مراسلك، وتجنبي استخدام الكلمات الكثيرة والتعابير المبتذلة.

رسائل التهنئة

-‫ تتطلب أسلوبًا مبهجًا وممتعًا ومظهرًا يثير اهتمامًا كبيرًا.

-‏ يجب أن تكون مكتوبة من القلب وتعبر عن المشاعر الودية والدافئة.

-‏ عبري للمرسل إليه عن حبك، وإذا كان يوجد ظرف حزين يمنعك من الحضور لا تخبريه إلا بعد فترة.

‫ رسائل التعزية

-‫ كل كلمات رسائل التعزية يجب أن تبدو مروّضة وباردة، مقارنة بمشاعر التعاطف المؤلم الذي تمليها عليكِ.

رسائل الاستفسار

- تجنبي جعلها مختصرة جدًا، لأن كتابة رسائل قصيرة، لا تشرح معنى ما تستفسري عنه.

الرسائل المصاحبة للهدايا

-‫ لا تقللي من القيمة الحقيقية للهدية التي تقدمينها لصديقتك، من خلال إجبارها على الاعتراف بقيمة وهمية، كما يجب أن تكون الرسالة المصاحبة للهدية قصيرة ومُصاغة برشاقة.

رسائل الشكر

-‫ من الإتيكيت أنه يجب أن تكون خطابات الشكر على الاستفسارات قصيرة.

- يجب أن تكرري فقط كلمات الرسالة التي يجيبون عليها، وتحتوي على إجابة على السؤال.

- يجب الإقرار باهتمام مراسلك، ويجب أن تكون اللغة بسيطة، لكن قوية، وممتنة.

كتابة الدعوات

- تتم كتابة الدعوات بصيغة الغائب.

- يجب استخدام هذا النموذج عندما يكون التعارف بسيطًا بينك وبين المرسل إليه.

- بالنسبة للمراسلات الرسمية، وبطاقات المجاملة لشخص معروف، يمكن أن تكون طريقة الكتابة أكثر لينا.